Отзыв

Освободил время от контроля задач и занялся продвижением

Денис Смирнов
IT-компания
Компания Envybox занимается разработкой и установкой на сайты виджетов для увеличения конверсии и упрощения коммуникаций с клиентами. Самые известные их инструменты — кнопка обратного звонка, онлайн-чат и квизы.

Ещё один популярный продукт компании — CRM-система, которая собрала все успешные действия и практики Envybox за 10 лет ведения бизнеса. Позволяет не тратить время на обучение менеджеров, проста и удобна в работе.
Компания Envybox пользуется Русской управленческой системой "Квант" почти год и уже не представляет свою деятельность без неё. Мы попросили руководителя компании — Дениса Смирнова — вспомнить, с какими проблемами они подошли к внедрению, какие были трудности в процессе и как изменилась жизнь компании после.
Отзыв о РУС "Квант"

Денис Смирнов

IT-компания

Проблема

Руководители Envybox много обучались и регулярно приносили в компанию новые инструменты управления. Было понимание, как выстроить системную компанию:
«Система управления по сути работала. Все функции, артефакты, которым мы обучились, в компании выполнялись.

Но во всех IT-компаниях много функций, и все они связаны с работой на компьютерах, поэтому возникла идея о каком-то едином пространстве, которое позволило бы общаться удалённо, при этом коммуникации не терялись бы».

Пользовались мессенджерами и Trello.

Почти всё общение проходило в мессенджерах, там же ставили задачи. В потоке переписки многое терялось, приходилось отматывать — искать информацию за длительный период. Были группы по каждому отделу, но сотрудники создавали отдельные чаты, где нет руководителей. Коммуникации там были хаотичными, управлять ими невозможно.

За Trello тоже приходилось постоянно следить, чтобы все соблюдали правила.
«Только отвлечёшься — займёшься другим подразделением, а там уже хаос. Задачи никак не систематизированы: можно добавить запрос на доску в любом формате, нет аналитики, всё бесконтрольно — в общем неудобно. По сути это тот же ежедневник, только общего пользования».

Когда на собраниях сотрудники договаривались о каких-то задачах, Денису Андреевичу всегда приходилось дублировать их себе в блокнот и устанавливать сроки, чтобы проконтролировать выполнение. Потом на промежуточных собраниях проходиться по своему списку. Если подобный список не вести, задачи бы потерялись, к радости сотрудников.
«Люди креативные, всем хочется заниматься развитием, достижением результатов, но без административной составляющей всё терялось. В результате мы делали много полезного, но не того, что было запланировано».

Процесс

Денис Андреевич сомневался, не возникнет ли у его творческой, креативной команды отторжение при внедрении жёсткой дисциплины, боялся потерять ключевых сотрудников. Но так как новые инструменты в компании появлялись часто, новый формат работы никого не удивил. Все привыкли работать так, как работают, но понимали, что надо что-то менять.

Внедрение РУС "Квант" заняло примерно 2-3 недели.

После первого общего собрания процентов 80 сотрудников сразу всё приняли и поняли. Остальные работу в "Кванте" в какой-то мере саботировали:

  • "Мы не роботы, зачем нас под такой контроль?"

  • "Вы всё это добавляете, описываете, потому что хотите нас заменить!"

  • "Мы все станем безликими шестерёнками, если будем по часам действовать!"
«С ними пообщались-поработали в индивидуальном порядке, сняли возражения. Нам очень помогли материалы, которые предоставляет РУС "Квант", не пришлось «изобретать велосипед». Позднее мы их дополнили и передали информацию в "Квант", чтобы другим компаниям было проще обработать подобные возражения, если они с ними столкнутся».

Ещё неделя ушла на то, чтобы привыкнуть к работе в системе. Остались только технические вопросы.

Сотрудники иногда продолжали по старой памяти общаться в мессенджерах. Тогда руководителям было дано распоряжение: если этого не существует в "Кванте", значит этого не существует. Это дало быстрый эффект — чаты затихли.

Вопреки опасениям, что все станут безликими роботами, у сотрудников высвободилось больше творческой энергии. Они перестали держать в голове, например, что до 10 часов утра нужно заполнить все цифры по своим показателям. Стало меньше стресса: руководитель больше не прибегает их ругать за не выполненную вовремя работу — теперь это регулируется повторяющимися задачами.
«Была ситуация: руководитель департамента поменял время одной повторяющейся задачи, и она не пришла вовремя. Все такие: так, она не пришла, но я-то помню, что надо сделать. Попросили вернуть привычное время».

Результаты

Работа в компании оптимизировалась: у сотрудников освободилось достаточно времени, чтобы брать на себя дополнительные функции.

Проявляют больше самостоятельности: если раньше писали руководителю по любому вопросу в мессенджер и рассчитывали на быстрый ответ, то сейчас стали задумываться, стоит ли создавать коммуникацию "Принятое решение" в "Кванте".

Соответственно, коммуникаций стало меньше, а вопросов решаться больше. Руководители быстро вошли во вкус, теперь направляют всё в "Квант".

Избавились от бесполезных переписываний задач по 3 раза в блокноты – сотрудником, руководителем отдела, директором. Теперь можно создать в программе задачу, назначить ответственного и накидывать туда информацию. Раньше подобное делали в Excel, но оно терялось. По сути поменялся только интерфейс, а эффективности стало в разы больше.

У Дениса Андреевича освободилось время, чтобы заняться развитием компании:
«Раньше даже посмотреть на это не было времени — был постоянно занят: вроде делаешь кучу дел, но получается, что топчешься на месте. Смотришь по результатам месяца: ничего не изменилось, а состояние измотанное.

Когда появился Квант, стало понятно, что изматывает больше всего — это бесконечный контроль: приходится всё держать в голове, каждого пинать, чтобы всё было сделано. Получилось посмотреть на компанию со стороны, понять, где узкое место прямо сейчас. В нашем случае это оказалось продвижение. Им и занялся».
РУС КВАНТ:
Может хотите какое-то итоговое слово сказать, поделиться общим впечатлением?
Денис Смирнов:
Общее впечатление о РУС "Квант" положительное. Особенно нравится поддержка: при возникновении какого-то вопроса или для реализации какой-то идеи можно всегда обратиться, попросить консультацию, совместно найти решение. Если каких-то технических инструментов в системе не хватает, всё фиксируется и дорабатывается. Уже реализовано больше половины наших пожеланий.

Бизнес меняется, радует, что «Квант» растёт вместе с нашим бизнесом, он подстраивается, появляются новые функции. Но главное — это человечность: мы не остались после внедрения системы наедине сами с собой, нас продолжают сопровождать по многим вопросам, всегда готовы прийти на помощь.

И как не упомянуть коммуникаторов! Настолько они стали обыденной вещью: всегда связываются, напоминают, если есть какие-то нарушения. Это очень крутая вещь. И очень комфортно для работы именно сочетание автоматических уведомлений и человеческого общения с коммуникатором.
Хотите так же?
Запишитесь на экскурсию по системе РУС Квант
Отзывы
Made on
Tilda