Живу 24/7 в управлении тремя кофейнями.
История выхода из операционки.
Не так давно мы рассказывали чем занимается наш проект.

Мы долго прорабатывали систему РУС Квант на своих проектах, а пол года назад открыли продажи, собрали первых и самых отважных предпринимателей для внедрения. Сегодня уже 87 проектов работает в кванте и их число достаточно быстро растёт, как и функционал системы.

Первые проекты не слабо погрузились в систему Кванта и теперь, думаю, настало время рассказать результаты первенцев.

Сегодня нам хочется познакомить Вас с Виктором Субботиным.
Знакомство
Виктор Субботин занимается сетью кофеен в формате "Кофе с собой" в городе Пенза.

При знакомстве у него было 3 кофе бара и 12 сотрудников. Ему постоянно приходилось делать "по кругу" одни и те же вещи, т.е. объяснять как выполнить ту или другую задачу своим подчиненным. При этом сотрудники постоянно перекладывали ответственность с себя на других. Виктор бегал как белка в колесе без выходных и праздников, решая накопившиеся и вновь появившиеся задачи.

Это достаточно распространенная проблема наших клиентов.

Виктор, к счастью, сам не передвигался между точками для осуществления контроля, а курировал всё через помощников, они, в свою очередь организовывали работу бариста на местах. Не простая цепочка взаимодействия, но как-то это работало. При этом все задачи приходилось держать на контроле, помнить кто и что обещал, уточнять выполнено это или нет.

Если рассмотреть обычные день Виктора, то это выглядело примерно так:

Сон 5-6 часов; сразу бежать в офис; весь день быть на телефоне, решая возникающие проблемы. В конце дня мысль посещала только одна: "Спрятаться под одеяло, выключить телефон и чуть передохнуть."

На простой вопрос нравилось ли ему этим заниматься он ответил: "Ну конечно нет".

Это как раз основная причина по которой у многих пропадает желание работать над компанией и они начинают работать на разрыв, через силу.

Внимание всё уходило на управление операционкой и только 5-10% времени оставалось на развитие, подумать, спланировать, помечтать.

Это не редкий случай и часто предприниматели закапываются в тушении пожаров. Чем больше проект, тем больше этих пожаров возникает. К сожалению игнорировать пожары не возможно т.к. пожар приведёт к плачевным результатам. Вот так многие закапывают себя в текучке, не замечая этого, и отдают свое свободное время пока оно не кончается.

Так Виктор задумался о проблеме и занялся поиском решений. Знакомый посоветовал попробовать Квант. Как говорит Виктор терять ему уже было нечего и он решился попробовать что советуют. Так мы с ним и познакомились.
Процесс
Основной проблемой Виктор определил нехватку времени.

В первую очередь мы решили описать поэтапную работу кофеен. С этого началась история внедрения системы Квант в бизнес Виктора.

Виктор не до конца верил в успех внедрения и действовал с осторожностью. Он постепенно начал описывать и добавлять задачи, пересаживаясь постепенно из trello в Квант. При этом ему удалось достаточно быстро описать первый кофе бар и шестерёнки зашевелились.

Виктор двигался мелкими шагами и описывал те процессы, которые больше всего отнимали времени и внимания. Как только новый процесс вставал на рельсы, он брался описывать следующие.

По его наблюдениям, времени для описания следующего процесса у него становилось всё больше и больше

Вот так шаг за шагом Виктору удалось описать первый кофе бар.

Мы часто наблюдаем похожую картину. Казалось бы, надо описывать максимум повторяющихся задач на старте, но многие действуют с осторожность, описывая по 5 задач в неделю, а убедившись в результате разгоняются до 40 задач в неделю.

Таким образом, Виктору удалось переключиться с ежедневных тушений повторяющихся пожаров на тушение пожара один раз. Ведь описав решение по тушению и создав задачу, которая повторяется, он тушит его раз и навсегда, а дальше уже занимается тюнингом этого процесса.

Самое любопытное в этой истории, что Виктор через неделю после внедрения открыл два новых кофе бара. Не будем говорить, что благодаря кванту, ведь это было бы неправдой, а помогло ли внедрение мы узнаем дальше.

Открытие новых точек затянуло понимание работает ли квант или нет месяца на полтора. Только в течении этого времени Виктор понял, что квант освободил его внимание от рутины.

Чуть-чуть поговорим про открытие новых точек.
Мы помним, что внедрение начиналось с одной точки. В новые точки были набраны свежие люди, и скопировав все задачи на вновь открытые дало возможность сразу ввести новых сотрудников в курс дела. Заходя в задачу новый сотрудник понимал, что от него требуется, как это сделать и какой результат от него ожидают. Так открытие новых точек не превратилось в долгий процесс объяснения простых вещей новым людям.
Сотрудники при внедрении
В любом новом внедрении в компании есть те, кто принимает сразу, а есть те кто саботирует. Так получилось и в этот раз. Первые шаги выявили людей не согласных с новой методикой ведения работы и они выпали из проекта. При этом новые люди воспринимали правила ведения задач, как норму и быстро вписывались в процесс.

Понятно, что сам процесс замены не показался незаметным, но сейчас это вспоминается мелкой трудностью и привело только к лучшим результатам.

Основная масса сотрудников сразу согласились и приняли новые правила ведения дел.
Результат
Виктор описал вот такого масштаба схему:
Если говорить о той первой точке, то получились вот такие задачи:

  • Открыть кофе бар
  • Закрыть кофе бар
  • Подготовить к вечеру кофе бар
  • Составить заявку на товар
  • Прийти за 15 минут до начала работы
  • Сделать заказ на бутилированную воду
  • Уборка кофе бара
  • Проверка оборудования
  • Заполнить журнал мойки оборудования
  • Провести генеральную уборку
  • Заполнить журнал контроля здоровья
  • Сделать фото счётчика электроэнергии
  • Сделать фото своего внешнего вида
  • Сделать фото выкладки товаров
  • ...
При этом Виктор использовал не только текстовое описание процесса выполнения задачи, но и видео формат. Вот например "Поставить кофе бар на охрану":
Или вот например отчёт сотрудника по выкладке товара:
Сегодня Виктор с квантом уже седьмой месяц.

За это время в его компании было создано 7.200 задач, которые были закрыты без его внимания. При этом всего 6 нарушений!
7200 задач! Вы только представьте себе эту цифру. А в месяц 1200 задач!

По словам Виктора первое время не получалось, но потом время освобождалось и у него начали появляться выходные. Сперва 1 день в неделю, а сегодня уже 2 дня выходных. За это время он описал процессы и горит от того, что теперь работает над развитием, а это интересней чем погружение в ежедневную рутину.

Контроль занимает немного времени и теперь есть время для описания блока по развитию. Сейчас Виктор описывает отдел развития, строит планы на следующий год, отдыхает после закрытия сезона. В планах на год у него открытие 6 новых точек. Если говорить о скорости, то раньше удавалось открыть одну точку за год, а щас план на 6. Любопытная цель и достаточно амбициозная.

Мы обязательно будем следить за его успехами! В начале года планируем описать изменения от текущей точки.

Теперь Виктор относится к задачам иначе. Сейчас он первым делом думает, как ее описать и поставить в Кванте, а не бежит делать, а потом думать как проверять выполнение. Немаловажно, что он теперь может брать не профессионалов, а обычных людей и они справится даже со сложной технической задачей.

Если вы узнали себя или в целом интересна тема управления, то мы всегда открыты, и с удовольствием покажем как это работает.

Онлайн демонстрация бесплатная, а приятные бонусы в виде:
1. Список задач владельца и исполнительного директора
2. Алгоритм выхода из рутины

Бонусы мы даем каждому. Так что жмите кнопку ниже и ждём Вас на демонстрации.
Спасибо, что дочитали до конца. Надеюсь, статья была полезна вам.
Сколько у Вас сотрудников?
Оставьте контакты
Ваш телефон
Made on
Tilda